#megamutig Podcast Papierkram Steuern Buchhaltung Rechtssicherheit

Über meine neue Liebe: Papierkram – #megamutig-Podcast / Woche 16

Ich nehme euch in meinem #megamutig-Podcast ein Jahr lang mit und zeige euch meinen Weg in die Selbstständigkeit. Was ich herausgefunden habe: jeder arbeitet anders, aber was uns Selbstständige alle vereint ist ein gemeinsamer Feind: der Papierkram. In der neuen Folge verrate ich euch, welche tools für mich funktionieren, um die Buchhaltung in den Griff zu kriegen, wie ich meine Shops rechtssicher mache und wie ich das mit der Steuer handhabe.

#megamutig auf iTunes:
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Shownotes:

Rechtsportal auf DaWanda
WooCommerce (das WordPress-Plugin, das einen “normalen” Blog zum Shop macht)
German Market (macht deinen WordPress-Blog rechtssicher für den deutschen Markt)
Händlerbund 
– Buchhaltungsseiten: BillBee, SageOne, LexOffice (das benutze ich)
Elster 

Transkript der Folge:

Hi Leute, willkommen zum megamutig-Podcast.

Ich bin Maggie und ich habe ein Experiment gestartet: ich mache mich selbstständig. Und ich nehme euch in meinem ersten Jahr mit.

Ich habe nämlich gemerkt, dass viele in meinem Umfeld diesen Schritt megamutig fanden und das bei vielen Fragen aufgeworfen hat. Vielleicht kann ich den einen oder anderen inspirieren oder aber als Negativbeispiel dienen, je nach dem, wie sich das Jahr noch entwickelt.

Willkommen zu Woche 16!

In letzter Zeit kamen einige Fragen bei mir an, wie ich das mit der Rechtssicherheit, den Steuern und der Buchhaltung regeln würde, deswegen ist es mal an der Zeit vor allem jetzt kurz vor Jahresende, eine ganze Podcast-Folge den Tools zu widmen, die ich gefunden habe und die für mich funktionieren – ja manches davon liebe ich sogar. Der Papierkram ist nämlich bei weitem nicht so schlimm und frustrierend, wie manche denken. Ich habe in den letzten drei Monaten aber einige Tool getestet und stelle euch heute die wichtigsten vor.

Als erstes das Thema Rechtssicherheit:

Anscheinend gibt es immer mal wieder Abmahnwellen auf DaWanda oder bei Online-Shops, die einige Shopbetreiber schlecht schlafen lassen.

Ich denke, dass jeder, der einen eigenen Shop eröffnet, sich über die damit einhergehenden Pflichten informieren sollte. Es gibt genügend Informationen im Netz, was ein Shopbetreiber auf seiner Seite einrichten sollte, das verlinke ich euch in den Shownotes. Außerdem bin ich keine Juristin, kann euch also nur erzählen, wie ich es so mache.

Mein Shop läuft über WordPress und ich habe das Shop-Plugin WooCommerce installiert. Das Plugin macht einen Blog zum Shop, also total praktisch.

Das Blöde: dieses Plugin ist nicht rechtssicher für den deutschen Markt. Dafür gibt es ein weiteres Plugin, das nennt sich german market. Darin sind die ganzen Texte, die man benötigt, um einen rechtssicheren Shop zu betreiben, schon enthalten. Also AGBs, Impressum, Widerrufsbelehrung usw. Die einzelnen Texte kann man auf die eigenen Bedürfnisse zuschneiden. Zum Beispiel war die Seite zum Datenschutz viel zu ausführlich, weil ich viele Tracking-Dienste auf meiner Seite gar nicht nutze, das hab ich also großzügig raus gekürzt.

Das tool kann auch Rechnungen und Lieferscheine schreiben und synchronisiert die Bestellungen mit der Buchhaltungssoftware, die man sich aussucht.

Ich habe das Plugin German Market bei einer Rabattaktion ergattert und ca. 39 Euro bezahlt, regulär kostet es 69 Euro. Also man muss schon etwas Geld in die Hand nehmen, aber da ich meinen Shop Hauptberuflich betreibe, lohnt es sich absolut.

Ich bin bisher sehr zufrieden mit dem tool und habe dabei ein gutes Gefühl. Die Angst vor Abmahnungen hält mich also nachts nicht wach.

Es war sehr einfach und intuitiv einzurichten, und es ging sogar relativ schnell, ein absoluter Pluspunkt!

Was ich bloß vorher nicht bemerkt habe: Wenn man das Plugin installiert, muss man noch selbst seinen Namen und die Kontaktmöglichkeiten eintragen, sonst steht in den Rechtstexten überall ein vorgefertigter Text an den entscheidenden Stellen. Ich habe ein paar Tage nach der Installation zufällig auf mein Impressum geschaut und da stand ein Platzhalter-Text, wobei ich dachte, dass dort mein Name und alle weiteren nötigen Informationen von alleine eingefügt worden waren, aber da hatte ich mich getäuscht. Aber in den Einstellungen gibt es die Möglichkeit, die nötigen Informationen als shortcode zu hinterlegen, dann geht das auch schneller.

Um total rundum rechtssicher zu sein, überlege ich momentan noch, ob ich in den Händlerbund eintrete oder eine Rechtsschutzversicherung abschließe, aber momentan bin ich eigentlich ganz zufrieden.

Es gibt auch noch das DaWanda-Forum und verschiedene Facebook-Gruppen, in denen sich über solche Themen ausgetauscht wird, aber ich glaube das würde mich nur verrückt machen, ständig zu lesen, dass wieder irgendwer für irgendwas abgemahnt wurde.

Die liebe fanni florian hat mich übrigens auf diese Informationen aufmerksam gemacht, also vielen dank dir!

Dann gibt es ja noch das große Thema Buchhaltung! Also Rechnungen erstellen, Zahlungsvorgänge kontrollieren usw.

Da habe ich echt eine Weile überlegt und viele tools verglichen. Es gibt einige Buchhaltungsseiten wie sageone oder Billbee.

Bei Billbee war ich tatsächlich auch 30 Tage, also den Probemonat lang. Ich fand das Produktversprechen sehr gut: dass verschiedene Shops wie DaWanda, Etsy und der eigene Online-Shop miteinander synchronisiert werden, man die Produkte also nur ein Mal hochladen muss und dass man über das tool Rechnungen schreiben und Versandetiketten drucken kann.

Leider bin ich überhaupt nicht damit klar gekommen. Ich fand die usability war eine Katastrophe! Und ich habe tatsächlich mehrere Tage gebraucht, um das tool einzurichten.

Empfand den Vorgang als ziemlich frustrierend und als totale Zeitverschwendung.

Und die Synchronisation hat auch nicht besonders gut funktioniert. Ständig kamen irgendwelche Fehlermeldungen, die ich nicht verstand und die auch nicht erklärt wurden. Dann war das Einstellen und Bearbeiten der Produkte so furchtbar umständlich.

Ich habe mich dann dazu entschlossen, die Produkte einfach weiter über meine WordPress-Seite einzustellen und momentan läuft mein Hauptgeschäft auch darüber.

Meine Produkte gibt es zwar momentan noch auf DaWanda und Etsy, aber davon habe ich mir viel mehr versprochen und ich merke momentan, dass sich diese Plattformen nicht wirklich lohnen, daher werde ich mich auf meine eigene Seite und deren Ausbau konzentrieren.

Also nach dem fail mit Billbee habe ich mich nach einer anderen Buchhaltungssoftware umgesehen und da ich wollte, dass das tool mit meinem german market Plugin synchronisiert werden kann und weil mir usability sehr wichtig ist, wie ihr sicher bemerkt habt, habe ich mich für lexoffice entschieden.

Das kostet in der Basis-Version 6,90 Euro pro Monat und ich nutze es nun seit ca. zwei Monaten und bin sehr zufrieden. Klar musste ich mich erst einarbeiten, ich bin ja keine Buchhalterin, aber das ging sehr schnell, indem ich Probeweise einfach mal Rechnungen geschrieben habe. Ich hatte auch ein kleines Problemchen und mir wurde total fix und ausführlich geholfen, also auch der Service ist klasse. Und das Rechnungen schreiben läuft mittlerweile auch wie im Schlaf.

Man kann in dem tool seine Geschäftskonten angeben. Das erkennt, welche Zahlungen eingegangen sind und gleicht sie mit den Rechnungen ab. Und was ich außerdem sehr geil finde: es gibt eine App, in der man Belege abfotografieren kann. Der Beleg wird dann automatisch hochgeladen, und eine Texterkennung erkennt, welches Datum auf dem Beleg steht, welcher Betrag drauf ist usw. Also wirklich toll und easy und manchmal, wenn ich mal zur Abwechslung eine entspannende Tätigkeit brauche, setze ich mich hin und fotografiere alle Belege der letzten Tage ab. So macht Buchhaltung sogar mir Spaß! Wer hätte das gedacht 😉 übrigens bekomme ich kein Geld von lexoffice, auch wenn es sich so anhört!

Momentan bin ich noch als Kleinunternehmerin unterwegs, muss also keine Umsatzsteuer zahlen. Da reicht eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung für das Finanzamt. Meine Steuererklärung habe ich bisher immer selbst mit Elster gemacht und auch jetzt als Selbstständige traue ich es mir zu, das erst mal ohne Steuerberater zu machen.

Kleinunternehmer ist man übrigens, wenn die Summe alle Einnahmen, also der Umsatz, im letzten Jahr unter 17.500 Euro lag und der Umsatz im laufenden Jahr 50.000 Euro nicht überschreiten wird. Dass man keine Umsatzsteuer einnimmt, muss man übrigens auf jeder Rechnung vermerken.

Im nächsten Jahr werde ich aber natürlich mehr Geld scheffeln wollen und dann auch eine Umsatzsteuervoranmeldung machen. Dazu gibt es aber dann bestimmt eine eigene Folge.

So nun interessiert mich, wie ihr das mit dem Papierkram so handhabt! Habt ihr auch einige tools, die euch den Umgang mit Rechnungen und Steuern erleichtern und gehört ihr auch zu der Fraktion, die vor Angst vor Abmahnungen nachts nicht schlafen kann fühlt ihr euch rechtssicher und was benutzt ihr dafür?

Ich freue mich, von euch zu hören!

In einer Woche ist Weihnachten und selbst da wird es eine Podcast-Folge geben – eine Special-Christmas-Folge, lasst euch überraschen. Bis dahin werde ich mich mit Glühwein mit Amaretto und „Liebe braucht keine Ferien“ ablenken und garantiert nicht mehr an Rechnungen denken. Ich hoffe ihr lasst es euch ebenfalls gut gehen!

Wenn dir dieser Podcast gefällt und du mich unterstützen möchtet, dann hinterlasse mir gerne eine 5-Sterne-Bewertung auf iTunes! Wenn du mich auch mal sehen möchtest, folge mir auf @stahlpink auf Instagram! Und falls ihr mehr von mir lesen möchtet, gehe auf www.stahlpink.de. Ich wünsche dir einen tollen Start in die neue Woche und ein entspanntes Arbeiten. Bis zur nächsten Woche beim megamutig-Podcast!

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  1. Hey Maggie!
    Ich bin jetzt erst dazu gekommen, mir die Folge anzuhören und war gerade super überrascht, als du mich erwähnt hast! 😀 Da fühle ich mich ja geschmeichelt 🙂 Ich bin noch immer zu keiner Schlaf-bringenden und erschwinglichen Lösung für die rechtlichen Angelegenheiten meines Shops gekommen. Bist du inzwischen dem Händlerbund beigetreten? Und nutzt du die Texte des “German Market” auch auf Dawanda+Etsy? Witzigerweise ist es bei mir genau anders herum. Am meisten verkaufe ich auf Dawanda, danach kam Etsy und mein Homepage-Onlineshop lief gar nicht. Was aber wahrscheinlich auch daran lag, dass ich meine Seite insgesamt eher stiefmütterlich behandle, da ich bisher noch nicht wirklich Zeit gefunden habe, um regelmäßig zu bloggen und die Seite damit lebendig zu füllen. Aber das ist definitiv etwas, das ich mir für die Zukunft vorgenommen habe. Ich denke allerdings, dass man das Schreiben nicht erzwingen sollte und daher schau ich noch, ob sich das Gefühl einstellt, jetzt blogmäßig loslegen zu wollen.
    Ich nutze tatsächlich Billbee und finde die Software richtig super. Vor allem auch, seit sich die Software was digitale Produkte angeht mit Dawanda verknüpfen lässt, das erleichtert wirklich vieles. Es stimmt allerdings, dass die Usability etwas zu Wünsche übrig lässt und ich habe auch schon ein paar mal Hilfe von meinem Informatiker-Freund benötigt. Bisher benutze ich die Software aber nur für die Shopabwicklung, also die ganze Buchhaltung was EÜR usw. betrifft, mache ich damit nicht. Bin noch auf der Suche nach einem guten Tool dafür, da ich bisher noch Mischeinkünfte (nebenberuflich Selbstständig + Arbeitnehmer + Elterngeld) habe und das relativ kompliziert ist.
    Soviel erstmal dazu. 🙂
    Ich hol jetzt mal die letzten Folgen nach und grüß dich ganz lieb!
    Fanni

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